Rencontrer régulièrement un CPA pour établir et maintenir un bon cadre de travail n’est qu’un des moyens de se préparer au succès
Demandez à n’importe quel expert-comptable et il vous dira qu’il ne manque pas de propriétaires de petites entreprises qui se débattent avec les tenants et les aboutissants de leurs tâches comptables.
« Le plus gros problème que je vois est l’absence d’une bonne tenue des comptes », déclare Brian J. Quinlan, expert-comptable et associé chez Campbell Lawless LLP à Toronto. « Ce n’est pas très sexy, mais le fait est qu’ils prennent parfois l’importance de la comptabilité trop à la légère. En conséquence, la situation peut devenir assez confuse au moment où l’on arrive chez son comptable.
Si vous souhaitez assainir les finances de votre entreprise, voici quelques conseils d’experts CPA.
1) ENVISAGER D’INCORPORER
Votre premier entretien doit avoir lieu avec un expert-comptable, car la constitution en société peut jouer un rôle important dans l’accès aux incitations fiscales et aux déductions. Un expert-comptable peut vous dire si la création d’une entité juridique est le bon choix en termes de gestion de la responsabilité et des risques.
« Si une entreprise constituée en société est vendue, par exemple, il existe une exonération des plus-values« , explique M. Quinlan. « En outre, si une entreprise constituée en société fait faillite et doit être liquidée, il existe des règles spéciales sur la manière d’amortir une perte dont vous pouvez tirer parti ».
Le propriétaire bénéficie également d’une protection financière potentielle dans ce cas, car les dettes de la société peuvent être limitées.
Les crédits d’impôt pour les investissements dans la recherche et le développement, par exemple, favorisent également les sociétés privées sous contrôle canadien, ajoute-t-il. « Ils peuvent contribuer à minimiser le taux d’imposition que vous payez, mais vous devez être constitué en société pour obtenir [SR+ED], la plus importante étant celle du gouvernement fédéral ».
2) FAIRE DE LA PLANIFICATION FISCALE UNE TÂCHE À EFFECTUER TOUT AU LONG DE L’ANNÉE
Il est toujours utile de penser en termes de pratiques comptables tout au long de l’année. Dans de nombreux cas, le choix du moment est primordial, explique M. Quinlan. « Il se peut que vous passiez à côté de quelque chose ou que vous payiez trop d’impôts trop tôt.
COVID a brouillé les pistes pour de nombreux chefs d’entreprise. La liste des incitations et des conditions est complexe et peut facilement être négligée, déclare Quinlan. « Si vous ne posez pas de questions à votre CPA, vous risquez de passer à côté de certaines de ces incitations.
Bernie Keim, expert-comptable exerçant à London (Ontario), explique qu’avec les crédits et les incitations de COVID, il est plus important que jamais de tenir une comptabilité précise. « Ces programmes ont ajouté un niveau de complexité à la comptabilité des entreprises », explique-t-il. « Si vous ne disposez pas d’une comptabilité précise pour l’année, vous risquez de vous retrouver en porte-à-faux avec certains d’entre eux.
« La période des impôts n’a pas lieu une fois par an lorsque les médias attirent votre attention », déclare Kim Moody, CPA et PDG de Moodys Tax Law LLP à Calgary et auteur de Making Life Less Taxing. « Il existe de nombreux logiciels performants permettant d’effectuer la comptabilité de routine tout au long de l’année ; il n’y a donc pas d’excuse.
Les dépenses doivent toujours être suivies en temps réel, conseille-t-il. « L’ARC insiste sur la nécessité de présenter de vraies factures ou de vrais reçus. Montrer une facture de Staples qui n’est pas détaillée ne suffit pas », explique M. Moody. Vous ne vous souviendrez pas des détails d’un dîner en février à la fin de l’année. Essayer de remblayer est une bataille difficile ».
3) NE PAS MÉLANGER LE PROFESSIONNEL ET LE PERSONNEL
Il est assez fréquent que les propriétaires de petites entreprises mélangent leurs finances personnelles et professionnelles, explique M. Keim. « La première chose que je dis à mes clients est de ne jamais utiliser un compte bancaire personnel pour des dépenses professionnelles ou de ne jamais transférer d’argent entre un compte personnel et un compte professionnel, même s’il s’agit d’une entreprise individuelle. Cela peut devenir très compliqué une fois que l’on commence à le faire », explique-t-il.
Il est particulièrement important de ne pas le faire si une société est utilisée. Si c’est le cas, prévoyez de vous verser des dividendes ou un salaire pour vos besoins de trésorerie personnels. Ainsi, alors que le salaire est imposable pour l’individu, la société devrait pouvoir le déduire.
Le suivi des dépenses est une question particulièrement épineuse, note M. Keim. « L’une de nos bêtes noires est une personne qui achète de l’essence pour un camion et qui entre ensuite dans un magasin pour acheter une barre chocolatée, le tout sur le même ticket de caisse. Il faut faire la part des choses », explique-t-il.
« Les gouvernements ne voient pas d’un bon œil les personnes qui déclarent des dépenses personnelles comme étant des dépenses professionnelles », explique M. Moody. « Discuter d’affaires avec son conjoint au cours d’un dîner ne constitue pas une dépense déductible. Prendre des vacances en prétendant que vous avez une réunion d’affaires ne les rend pas déductibles ».
Selon Hugh Neilson, CPA chez Kingston Ross Pasnak LLP à Edmonton et membre du comité éditorial de Video Tax News, la rémunération des membres de la famille est un domaine précaire dans lequel les petites entreprises peuvent avoir de gros problèmes. C’est possible, mais cela doit être exécuté correctement.
« Si tout sort de la même poche, vous devez savoir quels travaux ils ont effectués, combien de temps cela leur a pris, ce que vous avez payé à l’heure et si ce chiffre est réaliste par rapport à ce que vous auriez payé à une tierce partie », explique-t-il. « Il faut vraiment mettre les points sur les i et les barres sur les t lorsqu’il s’agit de payer des membres de la famille.
4) CONTINUEZ À TRAVAILLER AVEC VOTRE COMPTABLE
Selon M. Moody, le fait de rencontrer votre expert-comptable deux ou trois fois par an pour obtenir des conseils vous permet de disposer de données en temps voulu. « Votre situation fiscale est peut-être meilleure que vous ne le pensez.
Parfois, les chefs d’entreprise craignent qu’une conversation de 15 minutes avec quelqu’un se termine par une facture de 1 000 dollars, ajoute-t-il. « N’oubliez pas que de nombreux CPA proposent des consultations initiales gratuites. Vous ne voudrez jamais dire à quelqu’un : ‘J’aurais aimé que tu me parles avant de faire ça' ».
En cas de doute, il n’y a pas de mal à s’asseoir avec un expert-comptable et à passer en revue votre premier mois de tenue de comptes pour voir ce que vous pourriez améliorer, déclare M. Neilson. « Si vous pensez que le coût d’un bon conseil est élevé, essayez de ne pas vous faire conseiller et voyez ce que cela pourrait vous coûter.
(source de l’article : https://www.cpacanada.ca/en/news/canada/2021-10-28-small-biz-housekeeping-tips)